Teresa Moreno, ITSM Team Leader
Cualquier organización actual cuenta con un enorme almacén de activos digitales. Si en el pasado apenas se disponía de una web corporativa, algún site de producto y un blog, hoy existen múltiples perfiles en redes sociales, microsites de promoción, apps móviles y un largo etcétera de registros digitales a nuestra disposición. Para sacar el máximo partido a estos recursos es necesario disponer de un cuadro de mando que recoja y analice el uso que se hace de ellos y que establezca métricas de tráfico que muestren de un solo vistazo los posibles errores, cuellos de botella o actividad inusual en los canales corporativos.
La tarea no resulta tan fácil como parece. Una buena opción es emplear herramientas de visualización de activos capaces de integrar diferentes formatos (API, FTP, email, CSV), de manera que podamos agilizar los tiempos de seguimiento, análisis y mejora de los indicadores de rendimiento.
Sin embargo, este administrador de activos digitales debe incorporar además un sistema de alertas que evite destinar demasiado tiempo a tareas de supervisión de los recursos digitales. Las alertas señalan cualquier anomalía en tiempo real, o al menos con el menor retraso posible, y permiten acelerar la resolución de incidencias. Por eso, es crucial implantar un cuadro de mandos de activos digitales que incorpore este sistema de alertas y sea capaz de determinar el valor del activo gestionado, es decir, si es accesible para los usuarios autorizados, si cumple con los requerimientos del solicitante o qué prioridad debe tener la respuesta.
Además, los activos digitales no son elementos aislados, sino que están interconectados entre sí para lograr objetivos comunes. Igual que un cuadro de mando global gestiona las métricas más importantes ligadas a cada activo, es fundamental realizar un seguimiento de la interrelación entre los activos digitales y estudiar su impacto en los resultados finales obtenidos.
Cada compañía debe tener claras sus necesidades y ser consciente de que mantener activos que no aportan gran cosa a los objetivos generales del negocio es una pérdida de recursos innecesaria. Existen tres alternativas de gestión de activos digitales: centralizada, federada o híbrida. La gestión centralizada se utiliza normalmente para una organización grande y completa; la gestión federada se estructura en múltiples núcleos, comunidades y organizaciones, cada una con sus requerimientos; y la gestión híbrida es una combinación de las anteriores y aprovecha las ventajas de ambas.
En este sentido, hay plataformas que ofrecen un conjunto de servicios destinados a la gestión de estos activos digitales en modalidad Software-as-a-Service. De esta forma, es posible integrar el programa en el sistema IT de la empresa o bien crear una interfaz para la totalidad o parte del servicio. Esta modalidad es flexible, adaptable a cada organización y de total confianza. Además, estas plataformas permiten simplificar la gestión de activos digitales y centralizar la información presupuestaria y técnica de este material digital en una plataforma única, con la consiguiente mejora de su administración.
En definitiva, la gestión de activos digitales ocupa cada vez más espacio en los despachos directivos de cualquier organización y cumple una gran labor que en especial los responsables de IT valoran mucho: mantener controlados los recursos corporativos y garantizar el acceso adecuado a los activos con total seguridad y fiabilidad.
Teresa Moreno, ITSM Team Leader
