Susana Gilabert, Directora Marketing & Comunicación

En nuestra actividad diaria estamos más habituados a convivir con el “uso” de las cosas cotidianas que con la “propiedad” de las mismas. El concepto de “uso” está ligado en cierta manera al concepto “de disfrute”. Nuestro deseo de acceder a determinadas cosas que económicamente no nos podemos permitir, no nos impide por ello poder disfrutar de ellas y esto es posible gracias a la existencia del “uso” de las cosas. Por ejemplo, si muchos de nosotros tenemos el capricho de conducir un determinado coche siempre podemos alquilarlo, al igual que no dejamos de disfrutar de unas vacaciones por no tener la propiedad del inmueble sino que nos vamos a un hotel.

Pues si en nuestro día día estamos “usando” más que “comprando”, más sentido parece tomar el concepto de “uso” si lo extrapolamos a la tecnología ya que tiene intrínseco un componente muy importante de obsolescencia. Hacer uso de la tecnología que se necesita y renovarla cuando empieza a quedar obsoleta parece ser una decisión acertada.

Antes de arrancar con el proceso de adquisición tendremos que plantearnos si tenemos suficiente cash para poder acometer la inversión de golpe o si preferimos pagar en función de su uso estimado. Si realmente no dispongo de liquidez o si esa inversión pudiera afectar a mi negocio o quizás, necesitara asesoramiento para mantener mi control presupuestario y un inventario del parque IT actualizado, en todos los casos anteriores el arrendamiento parece ser una decisión acertada.

Dentro del arrendamiento, encontramos dos tipos: el financiero o leasing (que se asemeja al proceso de adquisición de la compra) y el arrendamiento operativo o renting.

La definición de arrendamiento es común para los dos conceptos: contrato con duración determinada en el cual el cliente paga unas cuotas periódicas de alquiler por el uso de un activo durante la duración del contrato. Aunque hay matices importantes entre uno y otro. En el arrendamiento financiero, el arrendatario tiene derecho a ejercer la opción de compra, el activo y la depreciación ingresan en el balance del arrendatario, se deducen los intereses como gasto y se deprecia el activo. En el arrendamiento operativo o renting, el activo está fuera de balance, lo deprecia el arrendador por lo que el arrendatario se deduce el 100% de las cuotas como gasto. El arrendatario no tiene derecho a ejercer la opción de compra con lo que puede proceder a devolver los equipos o a prorrogar el contrato. El arrendamiento operativo puede llevar implícita una opción de renovación tecnológica.

Una vez definido los dos tipos de arrendamiento, nos encontramos con las siguientes razones que aún nos dan más peso de por qué el arrendamiento parece ser una decisión acertada dentro del proceso de adquisición de los activos tecnológicos:

 

1ª RAZÓN: FLEXIBILIDAD FINANCIERA

El arrendamiento como proceso de adquisición flexible se adecua más a la política de compras de las organizaciones y evita el conflicto del presupuesto de inversión entre el Dpto. de Sistemas y Financiero de las empresas. Lo que ocurre con los activos tecnológicos es que tienden a perder valor mucho antes que la depreciación contable que estima el Director Financiero, con lo que si en el 3º año, tanto las funcionalidades técnicas como el valor del activo han llegado a su mínimo, tenemos que tener en cuenta que ese equipo aún seguirá teniendo un valor contable y llegados a un punto de renovación anticipada, lo más probable es que el CFO no quiera que el CIO renueve ese equipo ya que le acarrearía pérdidas contables que perjudicarían su gestión. Como respuesta el CFO: retrasaría uno o dos años el proyecto de renovación y ralentizaría la inversión en tecnología.

El concepto de flexibilidad financiera va ligado al arrendamiento ya que en la compra solo hay un momento óptimo donde se adecúa la capacidad tecnológica del equipo con las necesidades del usuario, el resto del tiempo el usuario al principio contará con equipos óptimos, umbral de sobrecapacidad, para pasar a contar con equipos subdimensionados en capacidad técnica.

Otra flexibilidad financiera, es la posibilidad de arrancar el arrendamiento con una operación de Sale&Lease Back que consiste en la venta al arrendador de los activos a su valor neto contable en libros, lo que implica liquidez inmediata para poder reinvertir en el propio negocio o poder acometer la inversión que hay en curso sin movilizar recursos propios de la empresa.

 

2ª RAZÓN: REDUCCIÓN DEL TCO

El concepto de TCO fue inventado por Gartner en el 1987, la traducción al inglés es “Total Cost of Ownership” que en español se denomina “Coste Total de Propiedad” y que consiste en calcular los costes directos e indirectos de los equipos tecnológicos asociados al puesto de trabajo. También en este cálculo entrarían los costes indirectos relacionados con el tiempo medio en el que el sistema no funciona y que se denomina en inglés “downtime” cuya principal causa hoy en día, se debe a los virus informáticos.

El arrendamiento es una herramienta eficaz para reducir los costes directos e indirectos asociados a los equipos y por tanto, reducir el TCO ya que la propiedad de los equipos se transfiere y en la cuota pueden ya venir incluido muchos de esos conceptos. No hay que olvidar que el arrendamiento ayuda a la planificación y política de renovación, siendo recomendable renovar los equipos cada 3 años.

 

3ª RAZÓN: EVITAR LA OBSOLESCENCIA

La renovación de la tecnología ayuda a disminuir las paradas del usuario al igual que aumenta su productividad. Mantener una tecnología renovada implica que el hardware sea compatible

con las nuevas aplicaciones y sistemas operativos, lo que revierte en un aumento de la productividad y disminuye los riesgos de seguridad.

 

4ª RAZÓN: SIMPLIFICACIÓN DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS

Al ser el arrendador el pagador de las facturas al proveedor, el arrendatario deja de recepcionar las facturas y es responsabilidad del primero generar las confirmaciones de pedido y gestionar el circuito de pago de las mismas. La única responsabilidad del

arrendatario es validar las Actas de Recepción, documento formal por el que se autoriza al arrendador al pago al proveedor como consecuencia de la recepción correcta de los equipos o activos tecnológicos.

El arrendamiento para las empresas implica una considerable reducción en los costes administrativos derivados de la gestión del propio circuito de pedidos y facturas.

 

5ª RAZÓN: AYUDA Y CONTROL DEL INVENTARIO

Además de reducir los costes y simplificar las tareas administrativas en relación al circuito de pagos, el arrendamiento permite tener la trazabilidad y control exhaustivo de los activos por número de serie, usuarios, centros de costes a partir de herramientas para la gestión del parque y gestores del parque especializados. Se trata de servicios adicionales de gestión del parque IT que se pueden integrar dentro de soluciones flexibles de arrendamiento.

 

6º RAZÓN: RETIRADA Y RECICLAJE CONFORME A LA NORMATIVA MEDIOAMBIENTAL

El arrendamiento gestiona la finalización del ciclo de vida de los activos a partir de la retirada de los equipos conforme a las Directivas Europeas en materia de reciclaje de activos tecnológicos. Las retiradas de los equipos podrán llevar implícitos otros servicios asociados como el formateo o borrado de datos.

 

7ª RAZÓN: EL ARRENDAMIENTO ES MÁS ECONÓMICO QUE LA COMPRA

Y para finalizar, es fácil hacer un estudio individualizado donde se demuestre que el arrendamiento es más económico que la compra siempre y cuando, no se prorrogue la vida útil de los equipos y se lleve a cabo una renovación óptima de 36 meses para la microinformática y como máximo de 48 meses para la macroinformática. En un contrato a 36 meses, vamos con el arrendamiento a eliminar los elevados costes que suponen las extensiones de garantías que suponen un ahorro del 30% del valor de los equipos en el tercer año.

 

Como conclusión final, solo puntualizar que ambos procesos de adquisición, compra y arrendamiento, son válidos para adquirir la tecnología, aunque serán conjuntamente, CFO y CIO, quiénes tendrán que analizar y buscar su fórmula más ventajosa. Deberán tener en cuenta tanto los aspectos financieros como operativos que acabamos de comentar e intentarán dar respuesta a:

– si los equipos se contabilizarán como deuda o como gasto.

– si contarán o no, con inversión inicial o por el contrario, preferirán destinar esa inversión para la generación de su propio core business.

Igualmente será recomendable que cuenten con un actor experimentado en el sector, respaldado por un Grupo sólido que se posicione en el mercado como líder en el arrendamiento tecnológico independiente y que cuente con capacidades y recursos tecnológicos suficientes para dar soporte en las diferentes actividades de servicios (asesoría, distribución, gestión de las infraestructuras ICT) que complementen la gestión de la vida útil de los equipos.

Susana Gilabert, Directora de Marketing & Comunicación