Bulletins de paie, relevés de banque, écritures comptables, factures, diplômes dématérialisés accélèrent les usages du Cloud entre les organisations et leurs clients, particuliers ou professionnels. Les offres de coffre-fort numérique répondent à des règles précises de protection des données pour conserver ou transmettre de manière sécurisée tous ces documents.

Les espaces de stockage virtuel comme OneDrive, Google Drive, iCloud ou Dropbox ont déjà rôdé une partie du grand public à l’archivage dans le Cloud et à ses atouts. Explorateur de fichiers pour les recherches, consultation à distance, téléchargement ou téléversement et partage sont désormais possibles 24h/24.

Ces facilités font les beaux jours de service comme Dropbox (500 millions d’utilisateurs affichés en 2016) ou Google Drive (800 millions d’utilisateurs, 2 000 milliards de fichiers hébergés en mai 2017). Et peu de semaines se passent pour ces acteurs sans l’annonce d’innovation :  scan sur l’app mobile Dropbox, backup intégral et automatique de son ordinateur avec Google Drive, futur système de synchronisation off et online bientôt disponible pour Microsoft OneDrive. Avec le coffre-fort électronique, différent de l’espace de stockage, les usagers passent dans une nouvelle dimension.

Plus de sécurité pour les particuliers avec le coffre-fort numérique

En insistant sur la confidentialité et la pérennité des fichiers archivés, le coffre-fort numérique s’affiche comme un service offrant un haut niveau de protection, donc in fine plus de garanties que les espaces de stockage Cloud des grands acteurs du digital.

En France, la protection des données consommateurs est le cheval de bataille de la CNIL. Elle a créé un référentiel pour l’attribution d’un label spécifique aux coffres-forts numériques, renouvelable tous les 3 ans. Il atteste de la qualité du service, avec 22 exigences à respecter par l’opérateur et le fournisseur. Les opérateurs agréés en tant qu’hébergeur de santé, comme Econocom, répondent à ces obligations.  Entre autres au rang des critères de la CNIL :

  • Le chiffrement des données à toutes les étapes depuis et vers un coffre-fort numérique (CFN), en phase avec les exigences de l’ANSSI
  • L’authentification forte des utilisateurs ou de tiers mandatés (mot de passe à usage unique, envoi de code par sms…)
  • La pérennité du stockage
  • Le journal et la traçabilité des activités sur le CFN
  • L’effacement immédiat sur le serveur courant et backup des données supprimées définitivement par l’utilisateur

Le coffre-fort numérique est aussi juridiquement inscrit dans le droit français depuis 2016 avec un article de la loi pour une République numérique et la loi Travail relative au bulletin de paie électronique.  Et pour éviter les offres commerciales abusives, ne répondant pas aux règles de sécurité, l’appellation ‘’coffre-fort numérique’’ est aussi protégé par le code la consommation (Article L122-22  et Article L137 du Code des postes et des communications électroniques).

Parmi les offres actuellement sur le marché, Cecurity, première société à bénéficier du label coffre-fort de la CNIL propose une offre à 10 euros/an (15 Go) pour les particuliers et décline aussi des offres pour les entreprises, de la TPE à l’ETI.

L’appli DIGIPOSTE + (ci-dessous) avec l’ouverture d’un compte et l’aide d’un assistant intelligent permet gratuitement de collecter, archiver les documents de quelque 300 organismes (EDF, Pôle Emploi, impots.gouv, banques, télépéage, Air France, etc.). En version Premium (3,99 €/mois, stockage illimité), l’app se charge automatiquement de classer vos documents ou d’en partager avec un tiers de confiance.

Le coffre-fort numérique professionnel

Le concept de coffre-fort numérique est moins nouveau pour les entreprises. Pourtant en France, il ne serait adopté que par 15% des organisations selon un sondage SerdaLAB auprès de décideurs.

Il est pourtant attendu comme une solution pour l’archivage confidentiel et probant comme les actes notariés ou les documents métiers par exemple, les documents RH, de facturation ou fiscaux et les transmissions sécurisées de devis ou contrats avec les partenaires, clients et salariés.

Pour s’assurer de la conformité de leur solution de coffre-fort numérique, les entreprises peuvent se référer à la norme NF Logiciel ‘’composant coffre-fort numérique’’ de l’AFNOR, ou au label ‘’Coffre-Fort Electronique’’ de la Fédération des Tiers de Confiance et à la plus récente certification de la CNIL.

Des sociétés comme e-coffre-fort.fr, PeopleDoc pour les RH ou DIGIPOSTE, etc. proposent des solutions adaptées aux besoins de chaque organisation.