Outils collaboratifs : quoi de neuf pour optimiser vos projets ?

Si vous avez du mal à travailler en équipe, il devient difficile de rejeter la faute sur les outils. Parce que du côté de Microsoft, de Google ou, à la marge de ces géants, des éditeurs comme Dropbox ou Box, les fonctionnalités collaboratives se multiplient.

Microsoft Teams, un concentré de collaboratif pour Office 365.

Microsoft Teams veut faciliter et optimiser les échanges entre collaborateurs. Plate-forme, application, méga SaaS… appelez la comme vous voulez, en tout cas, le maître-mot est bien la collaboration à partir d’outils intégrés dans un même espace. Pour en bénéficier, il faut disposer d’un forfait Business fourni par l’entreprise. L’application se décline aussi en version mobile pour Windows Phone, Android et iOS. Microsoft Teams n’est encore qu’en bêta mais son lancement officiel sera effectif d’ici la fin du 1^er trimestre 2017.

Que peut-on faire de nouveau avec Teams ? Communiquer et partager … 2 termes génériques qui résument Microsoft Teams, mais trop succinctement. Car il s’agit non pas d’une énième solution collaborative mais d’un vrai écosystème applicatif. Il permet de :

Créer des ‘’channels’’ ou fils de discussion thématiques dédiés à un projet et/ou une équipe.
Personnaliser un tableau de bord avec les contenus et fonctionnalités utilisés. régulièrement par l’équipe. Des onglets permettent de les organiser.
Accéder à l’historique des échanges, aux outils et contacts utiles.
Utiliser directement de nombreux logiciels Microsoft depuis Teams. Cette plate-forme intègre en effet SharePoint, OneNote, la messagerie Exchange et le service de stockage OneDrive. Skype Enterprise est aussi directement utilisable depuis Teams.
Travailler depuis Teams directement sur des documents de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint ou sur des données traitées par Power BI, l’outil décisionnel maison.
Intégrer des applications tierces et des bots au tableau de bord.

Microsoft Office 2016 s’enrichit aussi

Si vous ne faites pas partie des ‘’early adopters’’ de la suite Office 2016, sortie en fin de 1^er semestre 2015, voici des fonctionnalités pour le travail collaboratif qui pourraient vous convaincre :

La coédition visualisable en temps réel avec les logiciels Word, PowerPoint et OneNote
L’intégration de Skype for Business pour argumenter à plusieurs sur les modifications
La fonction partage de fichiers depuis l’interface du logiciel (illustration ci-dessous) vers des comptes Live, Hotmail ou Outlook
Avec Outlook, la création d’espaces de travail ‘’Groupes’’ et l’envoi de lien à partir de l’espace de stockage Cloud OneDrive en lieu et place de documents (Word, PowerPoint ou OneNote) en pièce jointe pour renforcer la sécurité des échanges

Google Agenda devient plus intelligent

L’application Agenda, utilisée via un mobile Android bénéficie maintenant de la fonctionnalité ‘’Find a Time’’ pour planifier un créneau disponible pour tous les intervenants à convier, en tenant compte d’éventuels décalages horaires. Si l’outil ne peut trouver un moment commun, il suggère la déprogrammation de certains rendez-vous. Mais la décision finale reste entre les mains des utilisateurs.

DropBox : gestion de tâches et synchronisation de fichiers

C’est une avancée dans l’environnement du service de stockage Cloud. Dropbox Paper, sorti de sa version bêta se veut un workspace collaboratif pour coordonner des groupes de travail autour du partage de contenus, de la planification et l’attribution de tâches, et de la gestion de planning avec Google Agenda.

Smart Sync est aussi une nouvelle fonctionnalité Dropbox. Elle donne la liberté de synchroniser les documents partagés, soit en local sur son desktop ou directement depuis le Cloud, sans surcharger son disque dur ou soit, selon les documents de conjuguer les 2 modes. Smart Sync est disponible pour PC (à partir de Windows 7 et suivant) ou pour Mac OS, mais pour le moment réservée aux détenteurs d’un compte Business.

Notes, un workspace amélioré pour les utilisateurs de Box

Le service de stockage Cloud a aussi récemment enrichi son espace collaboratif en temps réel, accessible depuis PC ou Mac. Notes permet de partager entre collaborateurs des idées, des fichiers, des comptes-rendus de réunions ou de répartir des tâches. Chaque intervenant reçoit des notifications selon les modifications.