HR-specialisten voorspellen dat de vraag naar de zogenaamde cafetariaplannen alleen maar zal toenemen. Uit de cijfers van sociale secretariaten blijkt dat het aantal bedrijven met flexibele verloning het afgelopen jaar is verdubbeld. Wat kan flexibele verloning voor uw bedrijf betekenen en waarmee dient u rekening te houden ?

Voordelen van flexibele verloning voor werknemer en werkgever

Het principe is eenvoudig: uw medewerkers kunnen een afgesproken budget omzetten in extralegale voordelen, zoals bijvoorbeeld een bedrijfswagen, aanvullende vakantiedagen, een eindejaarspremie. Zo kan men ook een deel van z’n  eindejaarspremie inzetten om een nieuwe laptop te kopen. De eindejaarspremie ligt lager, maar in ruil ligt er wel een nieuwe MacBook Pro te wachten. Het loonpakket hangt daardoor mee af van wat uw medewerkers zelf belangrijk vinden. Voor werkgevers is het vaak een manier om hun mensen tevreden te stellen. Niet onbelangrijk in de hedendaagse “war on talent”. Het loonpakket is een factor waarmee medewerkers rekening houden om hun huidige job verder uit te oefenen of misschien geneigd zijn om andere oorden op te zoeken. Bovendien moeten werkgevers en werknemers een lagere socialezekerheidsbijdrage betalen op extralegale voordelen. Ze worden er namelijk op belast als voordelen in natura. Waarbij we er nog even op wijzen dat u die MacBook Pro niet cadeau geeft: het gaat om toestellen die deels als voordeel in natura belast worden, maar financieel interessanter zijn dan nettoloon.

Waarom is dit nog niet verder ingeburgerd ?

Flexibele verloning komt steeds hoger op de agenda van werkgevers te staan, maar toch wordt het nog maar in 1 op 5 van de bedrijven effectief gebruikt, zo blijkt uit een studie naar HR & well-being policies bij Belgische bedrijven, uitgevoerd door Vlerick Business School en Attentia. Ondanks dit lage cijfer, stipt 80% van de werkgevers het welzijn van medewerkers wel aan als een cruciaal werkpunt. Waarom is een flexibele verloning dan nog niet ingeburgerd, toch ook een onderdeel van het welzijnsgevoel op het werk? De meest plausibele verklaring is volgens ons dat HR-medewerkers het als te complex ervaren om in te voeren en op te volgen.

Waarom ontbreken ICT-apparaten nog vaak in flexibele loonplannen ?

Een nieuwe, high-end smartphone of liever extra vakantiedagen? Laat uw medewerkers zelf beslissen wat ze verkiezen. Voor die nieuwe smartphone kan men in de meeste bedrijven echter niet kiezen. Momenteel staan ICT-toestellen nog maar zelden in de catalogus van de flexibele verloning. We zien een aantal belangrijke uitdagingen die wellicht mee de verklaring bieden.

 – Levering: sommige toestellen, zoals bijvoorbeeld een desktop met een extra groot scherm, kunt u praktisch niet altijd op kantoor meegeven met uw medewerker. Ten opzichte van extra verlofdagen, vergt het aanbieden van ICT-materiaal een aantal logistieke uitdagingen. Extra werk, dus.

 – Technische ondersteuning: uw medewerkers kunnen problemen ondervinden met hun toestellen. Niet iedereen weet zomaar hoe ze een wifi-verbinding moeten maken; hoe ze een iTunes-account moeten creëren. Gaat u de eigen IT-afdeling inschakelen om hen daarbij te helpen? De kans is groot dat de IT-medewerkers daar op een bepaald moment ook genoeg van krijgen of dit van bij de start helemaal niet willen.

 – Garantiebewijzen: wat met de garantie van de toestellen? Krijgen de medewerkers het garantiebewijs in handen? Het bedrijf blijft immers de rechtmatige eigenaar van de toestellen. Het zijn allemaal zaken die u moet regelen om vlot met die flexibele verloning te kunnen omgaan en ICT-toestellen in de catalogus te kunnen opnemen.

Wat heb je nodig om van start te gaan?

Hieronder alvast een eerste houvast indien u ICT devices in uw cafetariaplan wenst op te nemen:

 – Catalogus: u wilt uw medewerkers een flexibel loonplan aanbieden met daarin ICT-toestellen zoals laptops, all-in-one desktops, kleurenprinters of smartphones? Start dan met het maken van een catalogus die alle producten bevat die uw medewerkers kunnen verkrijgen. We raden u aan om zoveel mogelijk voor high-end toestellen te kiezen. Uit ervaring zien we dat de vraag daarnaar het hoogst is. We adviseren u om u te laten begeleiden door een hardwareverdeler die samen met u op basis van de populairste modellen de catalogus samenstelt. Vergeet ook niet om voldoende accessoires toe te voegen aan het assortiment.

 – Online shop: eens uw catalogus op punt staat, kunt u beginnen nadenken hoe u de extralegale voordelen ter beschikking stelt. We raden u aan een online platform op te zetten waarop alle medewerkers kunnen inloggen. Zorg ervoor dat ze voldoende keuzemogelijkheden hebben en laat alles geautomatiseerd verlopen om de druk op de HR- en de IT-afdeling te beperken.

 – Validatieproces: een derde tip die we u willen meegeven, is ervoor zorgen dat u als werkgever alles valideert en het budget mee in de gaten houdt. Zo komt u niet voor onaangename verrassingen te staan. Zorg ervoor dat uw medewerkers de voordelen die u aanbiedt ook thuis mogen gebruiken.

 – Procedures: wat als een medewerker langdurig ziek is of binnen de drie jaar het bedrijf verlaat? Wat als een apparaat beschadigd bij de medewerker aankomt? Zorg ervoor dat u kunt anticiperen op dit soort scenario’s  en leg daarom bepaalde procedures op voorhand vast.

Loont het nog wel de moeite?

Het lijkt op het eerste zich heel wat voeten in de aarde te hebben om dit allemaal op te zetten. Loont het dan nog wel de moeite? Zeker. Uit onderzoek blijkt dat cafetariaplannen een positief effect hebben op uw medewerkers: 13% hogere productiviteit, 50% minder verzuim en 4% minder verloop. Bovendien is het ook fiscaal best interessant. 

Heeft u geen zin om de organisatie op u te nemen? Geen probleem. Laat u door een ervaren partner adviseren en ondersteunen. Zo bespaart u heel wat werk, tijd, geld en energie en bovendien kunt u zich focussen op andere taken die uw aandacht vereisen.

Interesse? Contacteer ons via dit contactformulier.

Marc Nagelmackers is binnen Econocom BeLux verantwoordelijk voor de mobility portfolio en alle Device plans (oplossingen inzake loonoptimalisatie). Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring in product development en IT managed services. In het kader van Device Plans begeleidt Marc Nagemackers reeds meer dan 10 jaar grote organisaties bij de keuze en implementatie van oplossingen zoals Choose Your Own Device, Cafetariaplan, PC Privé. Hij kan eveneens steunen op grote ervaring in het managen van sales specialist teams in licensing.