Les spécialistes des ressources humaines s’attendent à ce que le concept de plan cafétéria connaisse un succès croissant. Les chiffres venant des secrétariats sociaux démontrent que le nombre de sociétés appliquant une rémunération flexible a doublé l’an dernier. Quels sont les avantages potentiels d’une rémunération flexible pour votre entreprise et quels sont les paramètres à prendre en considération ?

Rémunération flexible : des avantages pour l’employé, certes, mais pour l’employeur aussi !

Le principe est simple : vos collaborateurs peuvent transformer un budget préalablement convenu en avantages extra-légaux tels que, par exemple, une voiture de société, des jours de congé supplémentaires ou une prime de fin d’année. Un autre scénario s’offre aussi à eux : utiliser une partie de leur prime de fin d’année pour acheter un nouvel ordinateur portable (/desktop/imprimantes/tablettes…). La prime de fin d’année est réduite mais, en contre-partie, l’employé repart avec le dernier MacBook Pro.

L’employé agence sa rémunération en fonction de ses besoins et l’employeur garantit la satisfaction de ses équipes. Un élément peu dédaignable à l’heure du “war on talent”. La rémunération demeure en effet un facteur important de rétention de personnel. Ce dernier est alors moins tenté de s’en aller explorer d’autres pâturages.

Cette formule est de plus fiscalement avantageuse. Ils sont tous deux imposés comme sur un avantage toute nature. Ces MacBook Pro ne sont certes pas de réels cadeaux de l’employeur à son employé mais demeurent fiscalement plus attractifs qu’un salaire net.

Pourquoi cette pratique n’est-elle alors pas encore entrée davantage dans les usages ?

La rémunération flexible gagne certes en popularité auprès des employeurs mais elle n’est encore réellement utilisée que par 1 société sur 5. Une étude réalisée par la Vlerick Business School et Attentia à l’égard des politiques RH et du bien-être au travail sur le territoire belge en témoigne. En effet et en dépit de ce faible score, 80% des employeurs n’en indiquent pas moins que le bien-être des collaborateurs est un chantier essentiel.

Pourquoi la rémunération flexible n’est-elle alors pas encore entrée dans les usages ? L’explication la plus plausible : les responsables RH voient en cette formule une charge administrative excessive.

Et pourquoi les équipements ICT sont-ils encore souvent absents des rémunérations flexibles ?

Un nouveau smartphone haut de gamme ou quelques jours de congé supplémentaires ? Laissez les collaborateurs décider eux-mêmes de ce qu’ils préfèrent. Toutefois, la plupart des entreprises ne permet pas d’opter pour ce nouveau smartphone. A l’heure actuelle, les équipements ICT sont rarement repris dans le « catalogue Rémunération Flexible ». Là aussi plusieurs défis majeurs expliquent sans doute cet état de fait.

– Livraison: il n’est pas très pratique d’offrir certains ordinateurs de bureau à l’écran XXL. Si on les compare à des jours de congé supplémentaires, les matériels ICT présentent un certain nombre de défis logistiques. Et du travail supplémentaire.

– Support technique: vos collaborateurs risquent de rencontrer des problèmes avec leurs nouveaux appareils. Tout le monde ne sait pas établir seul une connexion WiFi ou créer un compte iTunes. Allez-vous devoir faire intervenir votre propre département IT pour les y aider ? Il y a de fortes chances que votre service IT refuse ce service.

– Déclarations de garantie: ce sont là certains points à régler en amont de l’intégration d’appareils ICT à votre catalogue de rémunération flexible. Quid de la garantie de ces équipements ? Les collaborateurs deviennent-ils les détenteurs de la garantie ? Non, la société demeure le propriétaire légitime des appareils.

Quel est la voie à suivre pour tout de même l’intégrer?

Voici quelques conseils à suivre si vous désirez intégrer des équipements ICT dans votre plan cafétéria.

– Catalogue: vous désirez proposer à vos collaborateurs un plan de rémunération flexible qui inclue également des équipements ICT de type ordinateurs portables, ordinateurs de bureau “all-in-one” ou smartphones ? Commencez par dresser le catalogue de l’ensemble des produits que pourront obtenir vos collaborateurs. Nous vous conseillons d’opter le plus possible pour des appareils haut de gamme. C’est en effet sur de tels équipements que se concentre la majorité des demandes. Nous vous conseillons également de faire appel à un distributeur qui pourra élaborer ce catalogue avec vous, sur base des modèles les plus populaires. N’oubliez par ailleurs pas d’ajouter suffisamment d’accessoires à la liste.

– Boutique en-ligne: dès que votre catalogue est prêt, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière dont vous allez mettre ces avantages extra-légaux à disposition. Nous vous conseillons de créer une plate-forme en-ligne à laquelle tous vos collaborateurs pourront se connecter. Veillez à ce qu’ils disposent d’un éventail de choix suffisamment large et que toute la procédure soit automatisée afin de limiter la charge qui reposera sur les épaules de vos départements RH et IT.

– Processus de validation: veillez, en tant qu’employeur, à tout valider correctement et à tenir votre budget à l’oeil. Cela vous évitera des surprises désagréables.

– Procédures: quid si un collaborateur est absent pour maladie de longue durée ou quitte la société dans un délai de trois ans ? Que faire si un système est endommagé par le collaborateur ? Veillez à pouvoir anticiper ce genre de scénario en définissant au préalable des procédures spécifiques.

Cela en vaut-il dès lors vraiment la peine?

De prime abord, la mise en oeuvre semble impliquer des efforts non négligeables. Cela en vaut-il dès lors la peine ? Très certainement !

Des enquêtes révèlent en effet que les plans cafétéria ont globalement un effet positif sur vos collaborateurs. A savoir : hausse de 13% de la productivité, diminution de l’absentéisme à hauteur de 50% et réduction de 4% du taux de rotation. Sans oublier les avantages purement fiscaux.

Vous ne souhaitez pas en assumer vous-même l’organisation ? Faites-vous accompagner et conseiller par un partenaire expérimenté ! Vous vous épargnerez ainsi une bonne dose de travail, de temps, d’argent et d’énergie et vous pourrez par ailleurs vous concentrer sur d’autres tâches qui exigent toute votre attention.

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Marc Nagelmackers est responsable de l’offre Mobility et de tous les plans Device (solutions d’optimisation salariale) chez Econocom BeLux. Il a accumulé plus de 15 ans d’expérience dans le domaine du développement de produits et des services gérés IT. Depuis plus de 10 ans, dans le cadre des Device Plans, Marc Nagemackers accompagne de grandes entreprises dans le choix et l’implémentation de solutions telles que Choose Your Own Device, Plan Cafétéria et PC Privé. Il peut en outre s’appuyer sur une grande expérience en matière de pilotage d’équipes de commerciaux spécialisés en gestion de licences.