Het duurt nog bijna twee jaar voor de nieuwe IFRS 16-regels geldig worden op 1 januari 2019. Toch adviseren we alle bedrijven die aan de IFRS-richtlijnen moeten voldoen om nu al een projectteam samen te stellen en dit jaar nog concreet van start te gaan. U zal bijna alle contracten met uw leveranciers moeten inventariseren, evalueren en mogelijk grondig herwerken. Daar neemt u best uw tijd voor.
Ter herinnering, IFRS 16 vereist dat alle roerende en onroerende activa met een individuele waarde van meer dan 5.000 dollar op de balans moeten komen, dus ook de activa die momenteel off-balance als een operationele kost in de boeken staan. Het gaat over alle productiemachines, robots, storagesystemen, servers, auto’s, vrachtwagens, kantoorgebouwen, magazijnen en verkooppunten maar betreft ook de treinen, vliegtuigen of containerschepen die vandaag onder een operationeel leasecontract vallen. Contracten met uitsluitend activa van een lage waarde hoeven dus niet te veranderen. Dat geldt voor de meeste contracten met pc’s, laptops, printers en smartphones. Ook daar zijn er uitzonderingen, zoals high-end laserprinters, systemen voor videoconferenties of toestellen zoals de Microsoft Surface Hub die individueel meer dan 5.000 dollar waard zijn.
Voor IFRS 16 moet u dus tegen eind volgend jaar uw contracten evalueren en dat kan u ver leiden. Uw leasecontracten worden ofwel huurcontracten en dan heeft u werk met het financiële gedeelte ervan. Ofwel worden ze dienstencontracten en dan heeft u meer werk: u moet ze wellicht helemaal herschrijven en zeker weten dat u uw onafhankelijkheid grotendeels kan opgeven zonder impact op de werking van uw onderneming. Ook uw dienstencontracten moet u goed bekijken. Misschien zijn het – zonder dat u het beseft – huurcontracten, die u dan ook moet herwerken.
Op welke twee criteria evalueren ?
Wanneer wordt een contract een dienstencontract waarvan de activa niet op uw balans moeten komen? Laat u in ieder geval niet misleiden door de naamgeving van uw overeenkomst: “service contract” of “huurcontract”. Op basis van het “substance over form” principe is dit criterium immers niet pertinent. Er zijn twee criteria, met sub-criteria, die doorslaggevend zijn voor de classificatie.
We lichten beiden kort toe: identificatie van de activa en controle over de activa. Als beide criteria cumulatief voldaan zijn, is uw contract een huurcontract, anders is het een dienstencontract.
- identificatie van de activa :
Indien in het contract enkel omschreven is welke dienstverlening u mag verwachten, maar het contract niet omschrijft welke geidentificeerde activa er gebruikt worden om de dienst te leveren, dan is het definitief een dienstencontract. Een 3 jaar contract voor de productie van 0,5 mio m3 coolinggas voor een industriële installatie aan temperatuur x en met druk y, is een dienstencontract. Staat erbij dat de productiemachines van merk A model 1 en model 2 moeten zijn, dan zullen we de sub-criteria van dit eerste criterium evalueren.
Als de activa identificeerbaar zijn, kan het toch een dienstencontract blijven indien uw leverancier het recht heeft om de activa op gelijk welk moment te kunnen vervangen (‘right of substitution’) op de manier en het tijdstip die hem het best uitkomen. Heeft u als klant daar reële inspraak in, dan gaat uw overeenkomst in de richting van een huurcontract, en moet u kijken naar het tweede criterium hieronder (controle). Om even bij het voorbeeld van de coolinggas van daarnet te blijven: wanneer u zou kunnen protesteren tegen een vervanging van machines 1 en 2 door een grotere machine 3, dan zijn uw activa geidentificeerd en zal de vraag van de controle gesteld worden.
Uw leverancier moet niet alleen het recht hebben om de activa uit het contract op gelijk welk moment te vervangen, het moet voor hem ook economisch rendabel zijn. Het recht om te vervangen is dus niet enkel theoretisch, maar moet praktisch mogelijk zijn en regelmatig voorvallen (“substantive right of substitution”). Als het voor de leverancier te moeilijk is om activa te vervangen of financieel niet rendabel, of om allerlei praktische redenen niet haalbaar, of mocht achteraf blijken dat hij het toch niet doet, dan betreft het wellicht een formele dienstenovereenkomst die in de praktijk een vermomd huurcontract is. Andersom, als het voor hem praktisch mogelijk, rendabel, uitgeoefend of uitoefenbaar is, dan is de overeenkomst definitief een dienstencontract.
- controle over de activa :
Als uit het eerste criterium met zijn sub-criteria duidelijk is geworden dat de activa geidentificeerd zijn, kan het toch een dienstencontract worden, indien de klant geen controle over de activa heeft. Als de leverancier controle houdt over de assets, dan is het definitief een dienstencontract. De controle omvat twee aspecten: het benutten van de meeste economische voordelen, en het bepalen van hoe en waarvoor de activa gebruikt worden. Als de productiemachines voornamelijk voor één klant gebruikt worden, en als deze klant bepaalt wanneer de coolinggas door machine 1 of door machine 2 geproduceerd wordt en wanneer elke machine haar onderhoudsbeurt heeft, dan gaat het definitief over een huurcontract. De activa komen als gevolg op de balans van de klant.
Om u te helpen uw contracten volgens deze twee criteria en de sub-criteria op de juiste manier te evalueren, zal een check-list met het te bewandelen selectiepad in een volgende blog gepubliceerd worden.
Klaar om beslissingen uit handen te geven ?
Tot op vandaag laten off-balance leasecontracten inderdaad toe om grotendeels zelf te bepalen welke goederen u afneemt, en op welke manier. Vanaf 2019 zal dat niet meer het geval zijn. Als u vandaag auto’s leaset, dan bepaalt u meestal zelf de merken en de modellen, de manier van inruilen, enzovoort. Als u onder de nieuwe IFRS 16-regels auto’s zal gebruiken die u als operationele kost wil blijven inbrengen, dan moet uw leverancier u een dienst “mobiliteit” aanbieden en moet die leverancier volledig zelf kiezen hoe dat ingevuld zal worden. Bent u daar klaar voor, of beter, zijn uw medewerkers in dit geval er klaar voor? Tussen haakjes, zou uw leverancier er klaar voor zijn?
Het hoeft niet echt een probleem te vormen dat bij dienstencontracten de beslissingsmacht verschuift naar de leverancier. In vele domeinen is dat vandaag immers al het geval. De meest bekende voorbeelden zijn de public cloud en internetverbindingen. De huidige leveranciers daarvan bieden capaciteit, beschikbaarheid en beveiliging van een zeker niveau en ‘that’s it’. U bepaalt op geen enkele manier op welke hardware dat gebeurt en hoe men daarmee omgaat. Als u onder IFRS 16 contracten afsluit die u als operationele kost wil inbrengen, heeft u alleen een service level agreement/een pay-per-use/pay-per-performance met uw leverancier. Hoe de dienstverlening concreet wordt samengesteld, bepaalt alleen de leverancier.
Uw leverancier zal zich meer in u moeten interesseren
Dat legt ook extra verantwoordelijkheid bij uw leveranciers. Misschien zullen zij hun dienstverlening moeten innoveren indien u off-balance wil blijven werken. Leveranciers van leaseauto’s en ICT of digitale technologieën maken reeds werk van een nieuw soort dienstverlening, type pay-per-use/pay-per-performance. Precies omdat die nieuwe dienstverlening nog niet helemaal op punt staat, raden we aan om u nu reeds voor te bereiden. Er valt nog veel te bespreken, te onderhandelen, te herwerken voor de omschakeling naar pure service level agreements. Onderaan dit vorige blogbericht over IFRS 16 staat een checklist die u kan helpen om alvast te beginnen.
Christian Levie heeft meer dan 30 jaar ervaring in financiën en leasing. De afgelopen 20 jaar bekleedde hij posities in audit en financiën en dit in België en in verschillende Europese landen. De laatste 10 jaar beoefende hij voornamelijk business development en commerciele functies. Christian werd lid van verschillende werkgroepen binnen Econocom Group toen de IAS 17 regels m.b.t. leasing gepubliceerd werden. Hij ondersteunde meerdere beursgenoteerde klanten bij het implementeren van operationele lease contracten, en dit in verschillende sectoren en voor diverse types assets. Hij heeft het lange ontwikkelingstraject van de nieuwe IFRS 16 regelgeving stap voor stap opgevolgd. Sinds 2014 is Christian lid van de Raad van Bestuur van de Belgische Lease Vereniging (BLV).
Geïnteresseerd in een gesprek met ons rond IFRS 16? Vul dan ons contactformulier in.
Een mail naar Christian Levie sturen, is uiteraard ook mogelijk.
