Pourquoi mettre en place un réseau social d’entreprise, quels sont ses objectifs et les conditions d’une intégration réussie ? Déjà expérimentés depuis la fin des années 2 000 par de grands groupes, les réseaux sociaux internes d’entreprise se généralisent dans les entreprises de taille moindre depuis 2 ans, favorisés par la baisse des coûts engendrés par les solutions Cloud.

RSE-ESNPourquoi les organisations investissent dans un réseau social d’entreprise ?

Selon un panel de responsables intranet, de DSI et de responsables de communication interne (Enquête Voirin), les 5 principales motivations pour le lancement d’un projet de RSE s’appuient sur :

  • L’incitation au travail collaboratif
  • Le décloisonnement des silos
  • De nouvelles orientations stratégiques
  • L’obsolescence de la solution existante
  • La préparation à l’arrivée de nouveaux collaborateurs

Parmi les critères de choix de la solution, les entreprises favorisent en premier lieu :

  • Les fonctionnalités proposées par la solution
  • Les capacités d’intégration d’outils existants
  • La réponse aux besoins de l’entreprise
  • Les coûts
  • Le choix de la direction

RSE : un des outils de l’entreprise digitale

Par l’intégration de modules applicatifs existants et de nouvelles fonctionnalités, accessibles depuis une interface unique, à partir d’un poste de travail ou d’un terminal mobile, personnalisable selon le profil utilisateur, les solutions RSE, hébergées dans le Cloud, comme Yammer de Microsoft par exemple (illustration ci-contre), créent une nouvelle passerelle entre les Intranets conventionnels, les systèmes de gestion documentaires, les messageries. À visée purement professionnelle, ils permettent aussi de répondre aux nouvelles attentes des utilisateurs, habitués dans leur sphère privée à échanger rapidement via leurs réseaux sociaux personnels (Facebook, Viadeo, LinkedIn).

Les 2/3 de la valeur ajoutée potentielle d’un RSE, selon McKinsey sont axés sur l’amélioration de la communication et de la collaboration au sein de l’entreprise, de plus en plus globale et géographiquement éclatée, avec des collaborateurs en situation de mobilité. Le RSE permet d’optimiser l’organisation des échanges, de rendre l’entreprise plus réactive, plus productive, autour de 4 domaines principaux :

  • Communication : échanges en temps réel par messagerie instantanée (texte, voix, vidéo) alertes push, intégration d’intervenants externes
  • Gestion de contenus : articles, ressources documentaires, vidéos, podcasts, flux d’informations en push et pull
  • Collaboration : liste de tâches, gestion de projet, conférence en ligne, formation
  • Création de communautés : annuaires, profils de  managers et collaborateurs, activités par groupe, communauté de pratiques, forums, blogs et  micro blogging, événement, partage de bonnes pratiques, de connaissances, transfert de compétences.

Les conditions de réussite d’un RSE

Les experts sont unanimes : s’il améliore la collaboration, l’organisation, les processus métiers, la mise en place d’un RSE participe à une transformation de la culture de l’entreprise. Un projet de RSE doit donc être cadré en amont par plusieurs analyses : quelle est la culture de l’entreprise en matière de flux d’information, quelle maturité de l’entreprise par rapport à l’utilisation de plateformes numériques, quels besoins et objectifs business, quels développements de la structure à moyen terme ?

La mise en œuvre doit aussi s’appuyer sur une réflexion concernant la stratégie de gouvernance du RSE, la définition d’une charte, la nomination de community manager(s) pour encadrer les usages et maintenir sa pertinence. L’accompagnement des collaborateurs, voire leur participation dans les différentes phases d’implémentation sont aussi pointés comme des critères de succès importants pour sensibiliser aux bénéfices des méthodes collaboratives, les faire adhérer à cette nouvelle forme de travail.

Selon Gartner, ces critères constituent un challenge pour rentabiliser rapidement la mise en place d’un RSE. Un challenge possible à relever pour les organisations ayant initié un projet RSE (50 % de grandes entreprises d’ici 2016) à condition de savoir concilier les objectifs business, la technologie et les paramètres humains : l’engagement des managers, la participation des collaborateurs  dans le projet et la prise en compte des mécanismes relationnels et participatifs propres à la culture de l’entreprise.

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